Jak wybrać funkcjonalne niszczarki do papieru i dokumentów do swojego biura?

Każde przedsiębiorstwo zgodnie z unijnymi rozporządzeniami jest zobowiązane do należytej ochrony danych wrażliwych i poufnych. Reguła ta dotyczy zarówno przechowywania i przesyłania, jak i utylizacji materiałów drukowanych, takich jak dokumenty papierowe czy zdjęcia rentgenowskie. Wprawdzie można byłoby niszczyć je ręcznie, tnąc je na ścianki o odpowiedniej wielkości. Znacznie szybsze i mniej obciążające pracowników jest jednak korzystanie z niszczarki do papieru i dokumentów.

To, jaką niszczarkę należy kupić, wskazuje norma DIN 63399. Mowa w niej o tym, z jakim rodzajem tajności do czynienia będzie miała osoba niszcząca dokumenty. Zgodnie z jej literą, im bardziej tajne czy poufne dane, tym mniejsze skrawki papieru powinny trafiać do pojemnika na ścinki. Jeśli uważasz, że z cięciem papieru poradziłby sobie pracownik, bądź pewna lub pewny, że nie udałoby się nikomu tak precyzyjnie i szybko pociąć dokumenty jak urządzeniu niszczącemu.

Zgodnie z normą DIN 63399 określone rodzaje dokumentów powinny być niszczone w zgodzie z poziomem bezpieczeństwa. Wyróżniamy siedem poziomów bezpieczeństwa, a podział ten wynika z powagi poszczególnych dokumentów dla działania przedsiębiorstwa i wpływa na wielkość ścinków. Można wyróżnić poziom bezpieczeństwa od P-1 do P-7:

1. Poziom P-1 dotyczy dokumentów wewnętrznych, których ujawnienie obciążone jest niewielkim ryzykiem. Ścinki powinny mieć maksymalną szerokość 12 mm.
2. Poziom P-2 koncentruje się na przykład na korespondencji wewnątrzfirmowej. Ścinki nie mogą być szersze niż 6 mm.
3. Poziom P-3 obejmuje dokumenty z danymi poufnymi. Paski mogą mieć maksymalną szerokość 2 mm i powierzchnię 320 mm kw.
4. Poziom P-4 – do niego należy zaklasyfikować bardzo wrażliwe dane i poufne informacje. Ścinki mogą mieć maksymalne wymiary 6 mm (szerokość) i 160 mm kw. (powierzchnia).
5. Poziom P-5 dotyczy tajnych informacji, dlatego zawierające je dokumenty należy zniszczyć do postaci ścianek o maksymalnej szerokości 2 mm i powierzchni 30 mm kw.
6. Poziom P-6 – objęte są nim dokumenty, wobec których należy stosować wysokie środki bezpieczeństwa. Takie postępowanie dotyczy również procesu ich niszczenia na drobne elementy o szerokości nie większej niż 1 mm i powierzchni do 10 mm kw.
7. Poziom P-7 oznacza najbardziej tajne dokumenty w całym przedsiębiorstwie. Niszczarki do papieru i dokumentów, w których można je niszczyć, powinny tworzyć ścinki o szerokości do 1 mm i maksymalnej powierzchni 5 mm kw.

Niezależnie od powierzchni biura ważnym czynnikiem przy wyborze niszczarki do papieru i dokumentów powinna być jej wielkość i hałas generowany w trakcie pracy. Gdy mowa o wielkości, wszystko zależy od tego, czy wybierzesz niszczarkę wyłącznie do dokumentów papierowych, czy także z możliwością niszczenia nośników danych, takich jak płyty CD czy pendrive’y. Im większe urządzenie, tym bardziej wskazane jest poszukanie modelu na kółkach, które umożliwiają zmienianie jego lokalizacji wewnątrz biura. Dzięki temu jeden sprzęt będzie mógł w razie potrzebny być transportowany do innych pomieszczeń czy działów.

Na użytek domowy lub w mikrofirmach sprawdzają się niewielkie urządzenia, które niszczą dokumenty zaklasyfikowane jako P-1 lub P-2, a ich wysokość zazwyczaj nie przekracza 50 cm. Większe niszczarki do dokumentów i papieru, które mogą niszczyć jednocześnie od kilkudziesięciu do nawet kilkuset kartek, wskazane są w większych firmach. Warto pamiętać jednak, że są dużych rozmiarów (mogą mieć wysokość około 1 m) i ważą nawet kilkadziesiąt kilogramów. Z wydajności i wielkości urządzenia wynika także pojemność kosza na ścinki. Najmniejsze urządzenia wyposażono w pojemnik na ścinki, którego wielkość waha się w granicach 10 litrów, a największe – nawet około 70 litrów. Nie bez znaczenia są także dźwięki, które generuje urządzenie niszczące dokumenty papierowe. Optymalny poziom hałasu nie powinien przekraczać 50–60 dB.

Spośród pozostałych przydatnych funkcji niszczarek do papieru i dokumentów warto wyróżnić:

• system Start/Stop, który umożliwia automatyczne rozpoczęcie i zakończenie cięcia dokumentów;
• automatyczny podajnik papieru, który przyspiesza proces likwidacji dokumentów;
• czujnik wypełnienia pojemnika na ścinki.

Niszczarka do papieru i dokumentów to urządzenie, które powinno znaleźć się w każdym biurze. Unijne przepisy nakładają na polskie firmy obowiązek właściwego przechowywania i ochrony danych osobowych, w tym tych utrwalonych na papierowych dokumentach. W trakcie wyboru sprzętu do swojego biura zwróć uwagę przede wszystkim na jego wielkość, wydajność i poziom hałasu, który generuje w trakcie niszczenia dokumentów.