Twoje Finanse: Księgowość nie taka straszna

Wypełnianie i składanie formularzy odpowiednich deklaracji może wielu początkujących biznesmenów przyprawić o ból głowy. Obciążeniem jest też konieczność rozliczania kosztów prowadzenia działalności. Wszystkiego można się jednak nauczyć lub skorzystać z pomocy fachowców. Nasze główne obowiązki to płacenie składek ubezpieczeniowych, podatku dochodowego oraz VAT, jeżeli jesteśmy jego płatnikiem. Musimy również prowadzić księgowość w zakresie uzależnionym od wybranej formy opodatkowania, skali działania oraz branży.

Zacznijmy od składek ubezpieczeniowych, o których już pisaliśmy.W ZUS musimy złożyć formularz ZUS DRA, w którym określimy wysokość składek. Jeżeli nikogo nie zatrudniamy, płacimy je do 10 każdego następnego miesiąca. W tym przypadku wystarczy jeden prawidłowo złożony formularz po pierwszym miesiącu prowadzenia działalności. Jeżeli zatrudniamy pracowników, składki i deklarację ZUS DRA przesyłamy do ZUS do 15 dnia każdego miesiąca.

Formalności związane z płaceniem podatku dochodowego również nie są zbyt skomplikowane. Zlikwidowano bowiem obowiązek comiesięcznego składania deklaracji. Przedsiębiorcy muszą wyliczyć należną zaliczkę na podatek i do 20 dnia następnego miesiąca zrobić przelew na rachunek urzędu skarbowego. Jeżeli podatek rozliczamy kwartalnie, zaliczkę płacimy również do 20 dnia miesiąca, który następuje po końcu kwartału. Wpłacone składki rozliczamy w rocznej deklaracji podatkowej PIT-36 lub PIT-36L (dla podatku liniowego). Inne zasady obowiązują w przypadku podatku VAT. Rozliczamy go również z dołu, ale do 25 dnia następnego miesiąca lub kwartału. Co miesiąc lub kwartał zobowiązani jesteśmy do składania deklaracji VAT-7 lub VAT-7K albo VAT-7D.

Jeżeli chodzi o księgowość, to zazwyczaj mamy do czynienia z podatkową księgą przychodów i rozchodów. To skomplikowana nazwa dla prostego zestawienia naszych zarobków i wydatków. Osobny rejestr muszą prowadzić płatnicy VAT. Rejestry możemy kupić w formie gotowych zeszytów w kioskach urzędów skarbowych lub prowadzić samodzielnie.

Pamiętajmy, że mamy obowiązek przechowywania wszystkich dokumentów związanych z działalnością przez pięć lat. Termin ten liczony jest od końca roku, w którym upłynął termin płatności związanego z nimi podatku. Warto systematycznie porządkować dokumenty według dat i kategorii i trzymać je w przeznaczonym do tego segregatorze, tak aby były łatwe do odnalezienia w przypadku kontroli. Zwróćmy także uwagę na paragony i faktury, na których szybko blaknie druk. Najlepiej je skserować lub zeskanować, aby po kilku latach mieć wiarygodne dla skarbówki dowody zakupu kwalifikującego się w koszty prowadzenia działalności.

Każda nowo założona firma zasypywana jest ofertami usług księgowych. Również banki proponują obsługę księgową jako odpłatny pakiet do konta firmowego. W każdym przypadku należy spytać o limity dokumentów, które dotyczą podanych stawek. Stałą praktyką jest bowiem podawanie stawki wyjściowej, która obejmuje np. 12 dokumentów miesięcznie. Za każdy dodatkowy należy dopłacić. Jeżeli mówimy o jednoosobowej działalności gospodarczej, to koszt wsparcia księgowego znajdzie się w widełkach od kilkudziesięciu do ponad 300 zł, w zależności od liczby dokumentów. Z przesyłaniem deklaracji podatkowych i ubezpieczeniowych moglibyśmy sobie sami poradzić, ale rozliczanie kosztów działalności, szczególnie w przypadku VAT, jest już na tyle skomplikowane, że lepiej powierzyć je fachowcom. Tak robi coraz więcej przedsiębiorców, koncentrując się na prowadzeniu biznesu.

Pamiętajmy, że mamy prawo do odliczenia od przychodów kosztów poniesionych w związku z prowadzoną działalnością. Naszym kosztem będą również składki ZUS. Te na ubezpieczenia społeczne odliczymy od przychodu, a składkę zdrowotną od PIT. Kosztem będzie również wynagrodzenie pracowników, czynsz za lokal, w którym prowadzimy działalność, wynagrodzenie księgowej czy rachunek za służbowy telefon. W koszty możemy wliczyć także wiele innych wydatków zmniejszających podstawę opodatkowania. Pamiętajmy, że to na nas ciąży obowiązek udowodnienia, że poniesiony koszt ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością. Przykładowo fryzjer bez problemu udowodni konieczność zakupu suszarki do włosów. Taki sam wydatek w księgach taksówkarza wzbudzi słuszne wątpliwości urzędu skarbowego.

Projekt realizowany z Narodowym Bankiem Polskim w ramach programu edukacji ekonomicznej.

Zachęcamy Czytelników do udziału w konkursie z cennymi nagrodami. Wystarczy przesłać odpowiedzi na kilka pytań dotyczących naszego cyklu oraz zaproponować pięć tematów, o których powinniśmy napisać w przyszłości. Chcemy się dowiedzieć, na ile nasz poradnik jest użyteczny oraz jaką tematykę powinniśmy poruszać w jego kolejnych edycjach. Autorzy pięciu najciekawszych propozycji tematycznych zostaną nagrodzeni tabletami o wartości około 2 tys. zł każdy.

Weź udział w naszym konkursie głównym i wygraj 1 z 5 tabletów (kliknij!)

Warto czytać nas co tydzień, bo każdemu z odcinków towarzyszy pytanie z zakresu finansów. Oceń ten odcinek poradnika w skali od 1 do 5 i odpowiedz na pytanie: Jak długo musimy przechowywać dokumenty firmy?

Osoba, która jako pierwsza w dniu publikacji tekstu wyśle do redakcji na adres [email protected] ocenę odcinka oraz prawidłową odpowiedź na pytanie, otrzyma od redakcji upominek książkowy lub płytowy.

Czytaj pozostałe odcinki cyklu „Twoje Finanse” (kliknij!)