Optymalizacja procesów w firmie. Czym jest i jak na niej zyskać?

Maja Piotrowska AIP
Andrzej Banas
Optymalizacja procesów w firmie to klucz do sukcesu działalności. W zależności od potrzeb może być ona nastawiona na maksymalizację przychodów, zminimalizowanie kosztów, czy przyspieszenie pracy. Kto może na niej zyskać?

Aby zrozumieć pojęcie optymalizacji, trzeba dowiedzieć się najpierwm, czym jest proces. Proces biznesowy to w ogólnym ujęciu każda powtarzalna czynność, która w wymierny sposób wpływa na prowadzenie biznesu. Do najistotniejszych procesów należą te związane z obiegiem dokumentów, zarządzaniem projektami, pozyskiwaniem i utrzymaniem klientów, rekrutacją czy logistyką.

Optymalizacja procesowa – czym właściwie jest?

Pojęcie procesu na stałe wpisane jest w prowadzenie biznesu. Jednak obecnie bardzo wielu przedsiębiorców, szczególnie z sektora MŚP, zdaje się nie mieć świadomości, że uzyskanie efektu końcowego jest tylko jednym z mierników jakości danego procesu. Oprócz niego ważne są także takie czynniki jak wydajność (czyli maksymalizacja zysków z procesu) czy efektywność, rozumiana jako zwiększenie stosunku zysków do kosztów. Niezwykle istotna jest także elastyczność, pozwalająca na dostosowania procesu do wymogów sytuacji w firmie i otoczenia zewnętrznego. Optymalizacja procesu, najogólniej mówiąc, polega na dopasowaniu jego przebiegu do obecnej sytuacji firmy i celów, jakie przedsiębiorstwo chce osiągnąć. Jeżeli więc przedsiębiorstwo będzie dążyło do oszczędności, optymalizacja będzie dążyła do minimalizacji kosztów działalności, a w przypadku szybkiego rozwoju firmy, zoptymalizowany proces zapewni maksymalną szybkość działania w wybranym obszarze. Dostępna obecnie dla firm technologia IT ułatwia optymalizację procesów jak nigdy wcześniej. – Wsparcie procesów optymalizacyjnych ze strony rozwiązań informatycznych jest dziś bardzo kompleksowe. Do dyspozycji firm są przede wszystkim technologie z zakresu zbierania, przetwarzania i analizy danych, pozwalające na wyszczególnienie nieefektywnych obszarów oraz monitorowanie postępów procesu optymalizacji. Ponadto, część z procesów związana ze sprzedażą np. z e-commerce, może obecnie zostać zoptymalizowana pod kątem doświadczeń użytkownika końcowego. Dlatego też coraz większą popularnością w obszarze optymalizacji cieszą się usługi związane z projektowaniem UX (User Experience) – mówi Remigiusz Samborski z firmy SoftServe, specjalizującej się w rozwoju oprogramowania i usługach doradczych dla przedsiębiorstw.

Zyskuje przede wszystkim klient

Bez względu na to, pod jakim kątem optymalizuje się proces, głównym beneficjentem tego działania zawsze będą klienci – zarówno indywidualni, jak i biznesowi. Dzieje się tak dlatego, ponieważ wydajniejsze i efektywniejsze procesy przekładają się na lepszą pracę całego przedsiębiorstwa, a więc i na jego produkt końcowy. Klienci mogą więc otrzymywać produkt
szybciej, może on być lepszej jakości, a także – mieć niższą cenę, ponieważ optymalizacja może zwiększyć wydajność pracowników, znacznie redukując koszty pracy.

Dla partnerów biznesowych i kontrahentów, optymalizacja procesów przełoży się na stabilniejszą i pewniejszą współpracę. Optymalizacja jest więc jednym z istotnych narzędzi budowania przewagi konkurencyjnej na rynku. Drugą grupą zyskującą na optymalizacji procesów, szczególnie tych wewnątrzfirmowych, są pracownicy. Dzięki efektywnemu procesowi obiegu informacji i dokumentów, a także sprawnemu systemowi zarządzania projektami ich praca jest nie tylko wydajniejsza, ale też i przyjemniejsza. – Przy projektowaniu systemów IT, wspierających obsługę wewnątrzfirmowych procesów biznesowych, bardzo istotnym czynnikiem jest komfort pracy osób, które z tych systemów będą korzystać. Bardzo często intuicyjność aplikacji i jej transparentność ma równie wysoki wpływ na wydajność co zastosowane rozwiązania informatyczne – mówi Remigiusz Samborski z firmy SoftServe. Finalnie, na wdrożeniu optymalizacji do firmy zyskuje samo przedsiębiorstwo i jego właściciel. Posiadanie wydajnych i zoptymalizowanych procesów wewnątrz firmy wpływa bowiem na jej wartość rynkową i jest brane pod uwagę m.in. przy jej wycenie.

Wsparcie procesów optymalizacji

Przedsiębiorcy, którzy chcieliby przeprowadzić analizę i optymalizację procesów w swojej firmie, mają obecnie do wyboru cały szereg możliwości. Dzieje się tak, ponieważ na rynku istnieje wiele przedsiębiorstw IT specjalizujących się we wsparciu procesów biznesowych. – Aby wybrać odpowiedniego usługodawcę warto najpierw spojrzeć w jego portfolio produktowe. Firma wyspecjalizowana tylko w jednym obszarze nie przeprowadzi kompleksowej optymalizacji danego procesu, ponieważ nie będzie potrafiła odpowiednio ocenić jego powiązań z innymi elementami działającymi w firmie – komentuje Remigiusz Samborski z SoftServe. Ponadto, przedsiębiorstwa IT działające na polskim rynku znacznie różnią się od siebie wielkością. Część z nich to małe firmy i startupy, które dopiero zaczynają swoją przygodę w biznesie, a część to działające w Polsce oddziały wielkich, międzynarodowych korporacji. Zdecydowaną przewagą tych drugich jest doświadczenie płynące z wieloletniej działalności na rynku międzynarodowym, najczęściej potwierdzone wieloma zakończonymi sukcesem wdrożeniami w przedsiębiorstwach na różnych szczeblach rozwoju.

Przygotuj swój turystyczny biznes na sezon

Wideo

Komentarze

Komentowanie artykułów jest możliwe wyłącznie dla zalogowanych Użytkowników. Cenimy wolność słowa i nieskrępowane dyskusje, ale serdecznie prosimy o przestrzeganie kultury osobistej, dobrych obyczajów i reguł prawa. Wszelkie wpisy, które nie są zgodne ze standardami, proszę zgłaszać do moderacji. Zaloguj się lub załóż konto

Nie hejtuj, pisz kulturalne i zgodne z prawem komentarze! Jeśli widzisz niestosowny wpis - kliknij „zgłoś nadużycie”.

Podaj powód zgłoszenia

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu.
Dodaj ogłoszenie