Jak uprościć system księgowania w firmie?

Materiał informacyjny SaldeoSMART
Udostępnij:
Firma to skomplikowany organizm, który wymaga wielotorowego działania. Z jednej strony jej ważnym filarem jest dostarczanie produktów i realizowanie usług dla klientów, z drugiej zaś całe zaplecze, czyli np. kwestie finansowe. System podatkowy i zasady dotyczące zatrudniania pracowników, rozliczanie PIT, wykazywanie przychodu itp. są zwykle zawiłe i wymagają wsparcia ze strony księgowego lub biura rachunkowego. Nie ma w tym przypadku znaczenia wielkość firmy, zarówno małe, jak i duże przedsiębiorstwa np. z racji na swój profil, mogą miewać trudności z płynnym rozliczaniem swoich wpływów, odprowadzaniem podatków itp. Aby zachęcić przedsiębiorców do zakładania firm i powiększania kapitału kwestie finansowe w firmach powinny być jak najprostsze, o co powinien zadbać rząd. Niestety w Polsce wciąż wiele osób skarży się na niejasne zasady systemu podatkowego, a kolejnym utrudnieniem ma być debiutujący od stycznia 2022 roku Polski Ład, w którym znajduje się wiele nieścisłości. Receptą na zawiłe przepisy może być uproszczenie systemu księgowania w firmie – a jak to najlepiej zrobić?

Co powinien zawierać dobry system księgowania?

Według danych CEIDG w Polsce jest około 2 500 000 przedsiębiorców, z czego praktycznie każdy potrzebuje odpowiedniego systemu do prowadzenia księgowości. Dobry system księgowania będzie służył nie tylko osobie zajmującej się finansami w firmie, ale także każdemu przedsiębiorcy i jego współpracownikom. Platforma dzięki której można prowadzić całą księgowość jak np. SaldeoSMART, powinna być przede wszystkim przejrzysta i czytelna, aby mogły korzystać z niej także osoby nie mające dużego doświadczenia w księgowości, a dopiero stawiające swoje pierwsze kroki w tej dziedzinie. Ponadto warto samemu zadbać o odpowiednie zabezpieczenie tego typu programu. Platformy pracujące w chmurze pozwalają na dodatkowy backup danych w razie awarii, jednak warto również zadbać o silne hasło dostępowe do platformy, które będzie znane tylko upoważnionym osobom. Dlatego warto wybierać oprogramowanie pochodzące ze znanych źródeł i od renomowanych firm, które specjalizują się w opracowywaniu rozwiązań dla księgowych, biur rachunkowych. Jedno z takich rozwiązań znajdziesz na https://www.saldeosmart.pl/.

Dobry system do księgowania powinien:

  • działać w oparciu o najnowsze przepisy, w tym te związane z Polskim Ładem,
  • zapewniać dostęp do danych i dokumentów w czasie rzeczywistym,
  • usprawniać czynności związane z procesami zamknięcia finansowego,
  • uspójniać wszystkie aktywności finansowe,
  • zintegrować działania, aby kontrolować wszystkie transakcje podlegające opodatkowaniu,
  • móc przesyłać pełne raporty i sprawozdania odpowiednim instytucjom,
  • automatyzować powtarzalne czynności,
  • umożliwiać wdrożenie cyfrowej komunikacji w dziale kadr i płac,
  • połączyć różne zadania i obszary związane z księgowością w firmie i inne.

Obieg dokumentów w firmie

Kolejnym bardzo ważnym aspektem, który powinien być dopracowany w każdej firmie jest sprawny obieg dokumentów. Najlepiej jeśli obieg ten jest integralną częścią programu do księgowości, co znacznie ułatwia i przyspiesza całą pracę. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów przedsiębiorca wzbudza większe zaufanie, a jego firma łatwiej może się wymieniać dokumentami z innymi podmiotami. Co więcej, elektroniczny obieg dokumentów redukuje ryzyko błędu, dzięki samodzielnej weryfikacji faktur np. poprzez sprawdzanie numeru NIP przypisanego do danej firmy. SaldeoSMART to kompletna platforma, która umożliwia m. in. sprawny obieg dokumentów w sieci z ich jednoczesną wysyłką, weryfikacją, możliwością edycji i archiwizacją. Sprawdź możliwości SaldeoSMART: https://www.saldeosmart.pl/biuro/obieg-dokumentow.

Digitalizacja dokumentów jest bardzo ważna, aby móc mieć do nich dostęp praktycznie przez całą dobę, 7 dni w tygodniu. Dzięki temu można szybciej reagować na wymagane zmiany, podglądać statusy faktur czy sprawdzić otrzymane wpłaty. Ogromną zaletą tego typu rozwiązań jest możliwość wprowadzenia pracy zdalnej i bezpieczeństwo dokumentów, które się nie zgubią, nie zniszczą, ani nie dostaną w niepowołane ręce. Przechowywanie dokumentów w formie wydruków papierowych niesie ze sobą wiele utrudnień i problemów, włącznie z zajmowaniem powierzchni koniecznej do utworzenia archiwum, dlatego znacznie lepszym rozwiązaniem jest postawienie na rozwiązania cyfrowe.

Dodaj ogłoszenie