Gdzie szukać dokumentów potrzebnych do emerytury lub renty? [PORADNIK DZ]

Z takim problemem zwrócił się m.in. do naszej redakcji Czytelnik z Bierunia. - Na początku lat 70. byłem zatrudniony w przedsiębiorstwie świadczącym usługi dla przemysłu węglowego. Przedsiębiorstwo zostało zlikwidowane. I teraz nie wiem, gdzie szukać dokumentów, które będą mi potrzebne przy obliczaniu emerytury - tłumaczył. W podobnej sytuacji jak mieszkaniec Bierunia jest wielu Czytelników, których zakład pracy został zlikwidowany albo przekształcony.

Staż pracy i wysokość zarobków muszą być bardzo dokładnie udokumentowane. Dla ZUS-u są to podstawowe informacje przy ustalaniu wysokości przyszłej emerytury.

Nasze poszukiwania można zacząć od najbliższej placówki ZUS-u. Tam można dowiedzieć się, gdzie należy zwrócić się o pomoc przy ustaleniu przedsiębiorstwa, które posiadało naszą dokumentację osobowo-płacową.

Co ciekawe, ZUS ma bazę informacyjną wspomagającą poszukiwanie dokumentów zlikwidowanych zakładów pracy - jest to wykaz nieistniejących zakładów pracy z informacją i adresem, gdzie znajdują się dokumenty takiej firmy.

Dokumentację pracowników zlikwidowanych zakładów pracy mógł przejąć:

• następca prawny - na przykład przedsiębiorstwo powstałe w wyniku zmian organizacyjnych lub przekształceń albo spółka prawa cywilnego, handlowego, która powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa,
• organ założycielski - najczęściej wojewoda,
• organ nadrzędny - np. ministerstwo lub urząd centralny.

Te wymienione organy mają obowiązek prawny przejmowania, zabezpieczania i udostępniania dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych lub zniesionych państwowych jednostkach organizacyjnych.

Na obszarze każdego województwa znajduje się archiwum (zdarza się również, że archiwa są w kilku miastach na terenie danego województwa), które gromadzą dokumentację zlikwidowanych państwowych jednostek organizacyjnych. Wykaz tych archiwów jest dostępny na stronie ZUS-u (plik: Dokumentowanie okresów zatrudnienia oraz wynagrodzenia), a także w każdym oddziale ZUS. O wskazanie adresów tych archiwów można też zwrócić się do urzędu wojewody.

Dokumentów poszukują także osoby służące w wojsku.
Dla osób, które posiadają okresy służby w wojsku, w tym także służby zawodowej, zos-tało utworzone:
Centralne Archiwum Wojskowe w Warszawie:
00-910 Warszawa,
ul. Czerwonych Beretów 124,
oraz
Archiwum Wojsk Lądowych.

W przypadku zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych dokumentację osobową i płacową mógł przejąć związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeżeli takiego związku nie ma, albo on też został zlikwidowany - Krajowa Rada Spółdzielcza, ul. Jasna 1, 00-013 Warszawa.

Dokumenty pracownicze zlikwidowanych spółek prawa cywilnego lub handlowego powinien zabezpieczyć syndyk masy upadłościowej albo likwidator, który powinien wskazać przechowawcę, któremu dokumentacja została przekazana bądź zostanie przekazana do dalszego przechowywania. O informacje na temat miejsca przechowywania dokumentów można zwrócić się do archiwów funkcjonujących przy urzędzie wojewody lub do ZUS-u, albo odnaleźć informację w internecie na stronach ZUS-u.

Pewne wskazówki dotyczące miejsc przechowywania dokumentacji (zwłaszcza zlikwidowanych przed 2002 r. spółek cywilnych i handlowych) można uzyskać za pośrednictwem wydziałów sądów rejestrowych właściwych terytorialnie ze względu na siedzibę firmy.

Dokumentację upadających i likwidowanych zakładów pracy od 1994 roku przejmują również archiwa Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, a także przechowawcy, którzy komercyjnie zajmują się przechowywaniem dokumentacji zlikwidowanych firm, spółek cywilnych i handlowych.

Archiwa, Stowarzyszenia Archiwistów Polskich i firmy, które komercyjnie zajmują się przechowywaniem dokumentów osobowych i płacowych zlikwidowanych zakładów pracy, wydają zaświadczenia albo poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów.

W 2004 roku utworzone zostało Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku, ul. Stefana Okrzei 1, 05-822 Milanówek, skr. pocz. 164, adres internetowy archiwum - www.apdop.gov.pl

Archiwum to przyjmuje dokumentację osobową i płacową od:
pracodawców, których postawiono w stan likwidacji
lub wobec których ogłoszono upadłość,
przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, jeżeli przedsiębiorca został postawiony w stan likwidacji lub ogłoszono jego upadłość, albo cofnięto przedsiębiorcy zezwolenie na prowadzenie takiej działalności lub zakazano mu wykonywania takiej działalności, w przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji.

Archiwum to obejmuje swoim zasięgiem działania obszar całej Polski. Na podstawie posiadanych zbiorów archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.
(Źródło: Zakład Ubezpieczeń Społecznych)

Zakład Ubezpieczeń Społecznych - właściwy ze względu na miejsce wykonywania pracy (siedzibę firmy) - posiada dokumentację tych firm, które przed 1999 rokiem rozliczały składki na ubezpieczenie społeczne za zatrudnionych pracowników w deklaracjach imiennych.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych - na podstawie danych przekazanych przez Archiwum Państwowe, urzędy wojewódzkie, ministerstwa oraz inne urzędy i instytucje centralne - opracował bazę informacyjną wspomagającą poszukiwanie dokumentów zlikwidowanych zakładów pracy. Jest to wykaz zlikwidowanych zakładów pracy z informacją i adresem, gdzie znajdują się dokumenty zlikwidowanego zakładu pracy.

W bazie tej zmieszczonych jest ponad 8 tys. zlikwidowanych (bądź przekształconych) różnych jednostek organizacyjnych: zakładów pracy, organizacji związkowych i partyjnych, spółdzielni, PGR i innych.

Baza ta jest zamieszczona w internecie na stronie ZUS-u (Baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy).

*Zniewalający wystrój restauracji Kryształowa Magdy Gessler ZOBACZ ZDJĘCIA i WIDEO
*Wszystkie barwy Niepodległości w obiektywach reporterów Dziennika Zachodniego ZDJĘCIA
*Euforia na koncercie Kultu w Spodku [ZDJĘCIA i WIDEO]